Io e l’organizzazione abbiamo un rapporto un po’ conflittuale: sono infatti bravissima a elaborare strategie e piani sulla carta ma lo sono un po’ meno quando si tratta di trasformare tutto in pratica.
Questo si traduce in innumerevoli tentativi di organizzazione diversi nel corso dei miei 5 anni di libera professione e per il 2021 ho deciso di testare un’ulteriore modalità, che coinvolge sia la sfera lavorativa che personale.
Il motivo di questa scelta non è che sono masochista e mi piace vivere costretta dentro una struttura rigida – anzi, tutt’altro, te lo assicuro – ma credo sinceramente che per riuscire a padroneggiare una flessibilità sana e utile sia necessario passare prima da una fase rigorosa di apprendimento.
Detto in altre parole, se vuoi infrangere la legge devi prima conoscerla.
Lo scorso anno ho iniziato un gran lavoro interiore con l’obiettivo di allineare il mio modo di vivere ed essere freelance sempre di più con i valori e le esigenze a cui non posso e non voglio rinunciare e quello che ti racconto oggi è il risultato di tutto questo ragionamento fino a oggi.
In questo articolo trovi quindi riferimenti sia ad alcune delle abitudini positive su cui voglio lavorare quest’anno che all’organizzazione classica per il mio business perchè, per come la vedo io, il successo come professionista è indissolubilmente legato al benessere personale.
Per comodità e maggior chiarezza, ho suddiviso gli step in 3 categorie a seconda della loro tipologia: business per quelli dedicati esclusivamente al lavoro, business/personal per quelli che riguardano sia la sfera lavorativa che quella personale e infine personal per tutto ciò che si riferisce alla mia vita privata.
Ah, molti degli appuntamenti che stai per scoprire sono rigorosamente inseriti in Google Calendar. La mia organizzazione è digitale al 90% – mai avuta un’agenda! – e ho due calendari principali: uno per le task che si ripetono (come quelle di carattere organizzativo) e uno per quelle spot.
{Area Business}
Tipologie di focus
Prima di tutto ho individuato il focus dell’intero anno che, in realtà, ha una duplice natura perchè rappresenta l’obiettivo economico che mi sono posta e allo stesso tempo il servizio su cui ho deciso di puntare.
Dopodichè ho individuato dei focus mensili in modo che l’organizzazione risultasse il più ordinata possibile. Questo tipo di focus mi serve per rimanere concentrata ed equilibrata durante tutto l’anno ma rimangono comunque scelte flessibili che potrei ritoccare nel corso dei mesi.
Ci sono poi altri tre tipi di focus più operativi, che mi aiutano a entrare più nel dettaglio e hanno sempre cadenza mensile: il focus strategico, quello del blog e quello dei social.
Questa è una delle novità che ho introdotto quest’anno perchè ho realizzato che spesso e volentieri gli obiettivi di queste tre aree non coincidono mentre io ho bisogno di avere sempre sotto controllo la situazione generale.
Ti faccio un esempio: questo mese l’obiettivo per tutte e tre le aree era il lancio di Oxygen Year mentre invece a febbraio non sarà così perchè, lato strategico, mi concentrerò sul corso per diventare esperta certificata di Asana ma su blog e social parlerò dei miei pacchetti orari e delle attività che rientrano in questa tipologia.
Ruota dell’anno
Questo è un rituale che faccio da un paio d’anni e che va a soddisfare in parte l’aspetto ispirazionale e creativo che sento il bisogno di affiancare alla parte più razionale e analitica dell’organizzazione.
Questo è il mazzo che uso, da cui estraggo 13 carte: la prima fornisce l’ispirazione complessiva dell’anno mentre le altre 12 si riferiscono a all’energia dei singoli mesi.
Template dei calendari editoriali
Tutte queste informazioni di cui ti ho scritto finiscono in due calendari editoriali, uno dedicato al blog e l’altro ai social. Nel primo inserisco:
- carta dell’anno
- titolo blogpost e mese di riferimento
- keyword e categoria dedicate
- i tre tipi di focus
- data di pubblicazione
- carta del mese
Nel secondo invece considero sia Facebook che Instagram – per me sono questi i social di riferimento, ma tu puoi inserire quello che preferisci – e dedico a ognuno una tab nella quale riporto la suddivisione generale del calendario ma anche quella specifica di tutti i mesi, suddivisa per settimana.
Batching days
Ovviamente non potevo non menzionare le giornate in cui mi dedico a tutto ciò che riguarda la mia formazione, la creazione dei contenuti e la programmazione operativa ed eventuali altre attività per la mia crescita.
L’anno scorso avevo condensato i batching days alla fine del mese ma quest’anno ho deciso invece di ritagliarmi tutti i venerdì così da rendere i flussi di lavoro più leggeri e variegati. In questi giorni mi dedico ai contenuti per blog, social e newsletter.
{Area Personal}
Allenamento fisico
Io e lo sport non siamo mai andati molto d’accordo ma è innegabile che prendersi cura anche del proprio benessere fisico abbia conseguenze positive anche su tutto il resto. Non c’è scusa che tenga, è proprio una questione di chimica e io mi sono arresa all’idea.
Da qualche mese quindi ho introdotto nella mia organizzazione anche questa parte: ogni settimana faccio 2/3 allenamenti intensi a cui affianco una lezione di yoga con la mia insegnante preferita di sempre.
Routine del mattino
Sono anni che sperimento la morning routine – sì, anche io ho letto il famoso libro – e quest’anno ho deciso di puntare su pochissime ma utili attività:
- leggo
- faccio colazione con calma
- mi preparo per mettermi al lavoro (che include vestiti decenti, un filo di trucco e la sistemazione dello studio per la giornata)
- estraggo un bigliettino dalla selfcare jar
Anche se mi dedico a pochi passaggi, mi ritaglio sempre circa un paio d’ore per fare tutto. Può sembrare tanto tempo ma io ne ho proprio bisogno per iniziare la giornata con il piede giusto!
Meditazione serale
Da un paio di mesi seguo un “percorso” gratuito che si svolge su un gruppo aperto via Zoom, ci troviamo tutte le sere dalle 19 alle 19.30 e l’ho inserito con piacere nella mia organizzazione perchè riesce a regalarmi la pace che mi serve a fine giornata. Per me è diventato un vero e proprio impegno al quale cerco di non rinunciare mai, esattamente come se fosse un appuntamento di lavoro.
{Area Business/Personal}
Bullet journal
Anche questa è una novità di quest’anno e, dopo averne tanto sentito parlare, anche io ho deciso di provare questo metodo di organizzazione. Mi piaceva l’idea di avere un unico “luogo” in cui sintetizzare le task più importanti sia lato business ma anche lato personale e il bullet journal è perfetto per questo scopo.
Sto ancora lavorando alla configurazione perfetta per me ma al momento il mio journal contiene:
- la visione dell’anno (focus strategici mensili e annuali)
- una pagina dedicata alle esperienze che farò nel 2021
- la copertina del mese
- la visione del mese + il box con la crescita dei canali di comunicazione
- le pagine per la to-do list quotidiana dei giorni lavorativi
- un mood tracker
- la ricetta del mese
- un habit tracker
- la pagina dei film visti
- la pagina con le entrate e le uscite del mese
Check-up settimanale
L’ultimo spunto di organizzazione di cui ti voglio raccontare è di carattere strategico.
Infatti credo che, per arrivare a un’organizzazione davvero fluida ed efficace, sia altrettanto importante analizzare in modo veloce ma costante tutto ciò che abbiamo inserito nella nostra organizzazione.
Ogni sabato o domenica mattina ripenso a come sono andati i giorni appena passati, sia in ambito lavorativo che personale, rispetto a quello che avevo deciso di gestire alla fine della settimana precedente.
Io lo faccio insieme al mio ragazzo così ne approfittiamo per passare del tempo di qualità insieme e sfrutto l’effetto buddy che mi aiuta a rimanere focalizzata sugli obiettivi, che è proprio quello che consiglio anche a te se non hai una forza di volontà più che allenata.