Tutto quello che devi sapere sulla tecnica del batching

Organizzazione e produttività

Non si possono gestire troppe cose insieme: come le zucche nell’acqua, una sale a galla mentre tu stai cercando di tenere sott’acqua l’altra.

{Proverbio cinese}

 

Esistono molte tecniche che possono venirci in aiuto quando si parla di organizzazione e gestione del tempo, alcune sono più famose di altre come la tecnica del pomodoro oppure le super inflazionate to-do list. Altre sono meno conosciute, come magari il metodo GTD (Getting Things Done) o la matrice di Eisenhower. 

La verità è che quasi mai basta mettere in pratica una sola di queste tecniche per tirare fuori il massimo dalla nostra organizzazione, ma più spesso è un mix di metodi diversi che dobbiamo testare e imparare a sfoderare in base a quello che più ci serve in quel momento.

Senza contare che non siamo esseri immutabili e costanti quindi non possiamo avere la pretesa di rincorrere ogni tecnica con la speranza di trovare finalmente quella che funzioni sempre bene for ever and ever. La produttività, per come la vedo io, è più che altro la risultante del perfetto equilibrio di diversi fattori della nostra vita.

Anche la tecnica del batching, in realtà, è tra le più utilizzate (e tra quelle in grado di farti risparmiare più tempo) quindi magari già la conosci ma non sai che si chiama ufficialmente in questo modo. Potresti averne sentito parlare come single tasking e, al di là del nome che le si dà, potresti addirittura metterla già in pratica senza saperlo.

Quindi che cosa è questa tecnica del batching?

Si tratta dell’attività di raggruppare task uguali o comunque simili tra loro (in termini di risorse che sono necessarie alla loro esecuzione) in modo da svolgerle tutte in un determinato periodo di tempo. Il termine batching nasce in ambito informatico e serve per indicare proprio l’elaborazione sequenziale di uno o più programmi considerati come un insieme unico, il batch appunto. Rappresenta quindi quello che possiamo chiamare lavoro in serie o in lotti.

La cosa bella di questa tecnica è che non esistono regole che determinano a priori un singolo lasso di tempo, ma sei tu a stabilire la durata di ogni batch in base alle tue esigenze. Capirai quindi che ci sono infinite possibilità di batching, basta comprendere quelle che più ti sono utili: ad esempio, puoi decidere di ritagliare mezz’ora o un’ora per alcune attività e una mezza giornata o addirittura l’intero giorno per altre. 

Un’altro aspetto positivo di questa tecnica è che, come mi piace sempre dire, si può applicare esattamente come il part time: verticalmente cioè nell’arco della stessa giornata e/oppure orizzontalmente cioè nell’arco della settimana o del mese.

Ad esempio se decidi di gestire la posta ogni giorno dalle 8 alle 9 stai usando la tecnica del batching in senso orizzontale mentre se ti trovi meglio a farlo per 30 minuti alle 8, alle 14 e infine alle 18 prima di spegnere il PC (perchè magari ricevi moltissime email) allora stai lavorando in batch in senso verticale. Tutto chiaro? 

Perchè il batching funziona?

Riduce la dispersione di energia mentale.

Sai che il nostro cervello impiega almeno 10 minuti per entrare nel “flusso” di lavoro? Questo significa che, ogni volta che ti interrompi perchè ti chiamano al telefono oppure ti ricordi di dover caricare la lavatrice, poi dovrai investire tempo ed energia preziosi per tornare alla concentrazione di prima. Se pensi a quante volte ci distraiamo o veniamo interrotte da altre persone, puoi farti un’idea di quanto tempo in più potresti recuperare con questa tecnica.

Permette di finire prima (e meglio) quello che devi fare.

Se decidi di lavorare su una specifica attività alla volta ti dai la possibilità di essere più concentrata e di andare più in profondità. E cosa succede quando riesci a focalizzarti? Che ci metti meno tempo a svolgere ogni singola attività e il risultato finale solitamente è migliore di quello che ottieni se ti ci dedichi nei ritagli di tempo. 

Sembra davvero una tecnica fighissima, vero? E lo a tutti gli effetti, ma ho il dovere di dirti anche che padroneggiare questa tecnica richiede impegno e sforzi, soprattutto all’inizio e soprattutto se finora hai gestito in modo disorganizzato le tue attività.

Questa è una delle resistenze più grandi alla buona riuscita di questa tecnica, a tal punto che chi si ferma prima di aver cambiato il proprio mindset potrebbe pensare che non sia valida. Certo, siamo tutte diverse ed esisterà pure al mondo qualche freelance che proprio non ci si trova nonostante abbia tentato e ritentato, ma sono piuttosto sicura che il problema nel 99% delle volte sia che è impegnativo cambiare approccio e mentalità.

Inoltre, molte persone si fanno “fregare” dall’idea che una tabella di marcia rigorosa non riesca ad adattarsi bene al famoso tema dell’ispirazione, ma di questo magari parleremo in un articolo dedicato.

Quali attività possono essere gestire in batching?

Facciamo qualche esempio concreto così risulta tutto più chiaro:

  • Aprire e rispondere alle email prima di pranzo e alla fine della giornata lavorativa
  • Dedicare il venerdì alla scrittura degli articoli di tutto il mese per il proprio blog
  • Aprire e rispondere a like e commenti sui social (SOLO) a inizio e fine giornata
  • Pensare i post di Facebook per 3 mesi nell’arco di 2 giornate
  • Preparare e scrivere gli script per i video di 1 mese del canale YouTube in 3 giorni 
  • Programmare i momenti di check del business ogni sabato mattina
  • Scattare ed editare le foto da usare su Instagram per i 2 mesi successivi in mezza giornata ogni mese
  • Concentrare il lavoro per i clienti solo nei primi 3 giorni della settimana
  • Dedicarsi alla propria routine ogni giorno dalle 7 alle 8
  • Programmare la sequenza di newsletter per il lancio di un nuovo servizio in un unico pomeriggio

Insomma, converrai con me che la gran parte delle attività che svolgiamo ogni giorno potrebbe essere organizzata in questo modo e infatti già capita di farlo in modo naturale e automatico, magari più facilmente con attività che non c’entrano direttamente con il tuo business.
Penso a chi decide in anticipo (e magari prepara anche) i pasti per tutta la settimana in modo da doverli solo scongelare e scaldare oppure a chi decide di fare le pulizie veloci in casa prima di mettersi al PC.

Mettiamo in pratica la tecnica del batching

Non potevo concludere questo articolo lasciandoti “solo” della teoria che, seppur importante, va necessariamente accompagnata anche dalla pratica. Altrimenti rimane una scoperta interessante che arricchisce le tue conoscenze ma non si esprime in tutta la sua potenza.

Qui sotto quindi trovi un esercizio che ti propongo per iniziare a mettere in atto fin da subito quello che hai imparato oggi.
Prenditi un’oretta di tempo (se puoi e ti serve, anche di più) per farlo, e se già utilizzi questa tecnica prova invece a capire se c’è altro che puoi cominciare a ottimizzare oppure a gestire in modo ancora migliore.

  • Decidi se prendere in considerazione, come lasso di tempo di riferimento, la settimana o il mese
  • Pensa a tutte le attività, professionali e personali, che svolgi nel corso di questo periodo di tempo
  • Metti per iscritto quello che ti viene in mente, mi raccomando non dimenticare le attività più “piccole” perchè anche loro hanno un peso che va conteggiato
  • Ora cerca quelle simili per modalità di svolgimento o risorse richieste e valuta se puoi raggrupparle verticalmente oppure orizzontalmente

 

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