A inizio 2016 ho cominciato a mettere le basi della mia attività come assistente virtuale e, dopo aver frequentato qualche corso, è stato il momento di decidere per il sito: investo subito un bel po’ di soldi oppure, visto che la curiosità è donna, smanetto da sola e vedo di tirare fuori qualcosa di decente?

Se mi segui da un po’ di tempo sai già come è andata a finire e, nonostante abbia più volte ricevuto complimenti per il mio sito, dentro di me sapevo che non era la vetrina che volevo per il mio business. Diciamo tranquillamente che avevo visitato il sito di Ljuba almeno 4/5 volte, senza mai convincermi pienamente del fatto che potessi finalmente permettermi un investimento così importante.

Parecchi mesi dopo, mentre ero ancora lì con l’idea di mettere il mio sito in mano ad una professionista per farlo sistemare, succede che io e Ljuba ci scambiamo delle email (galeotta fu la soulful mentor Giada!) ed ecco l’occasione per iniziare a conoscerci ed esserci di aiuto a vicenda. Aaah, la potenza delle relazioni 🙂

D: Quali ragionamenti riguardo il tuo business ti hanno portato alla decisione di collaborare con un’Assistente Virtuale?

Ero giunta ad un punto, a inizio 2018, in cui stavo veramente perdendo il controllo. Mi sentivo schiacciata dalle richieste dei clienti e la gestione della mail mi occupava più di due ore al giorno. La mattina mi svegliavo già con l’ansia e aprire la posta era un momento che temevo.

Tanto lavoro fa rima con tante richieste. E quando sei libero professionista e sei contemporaneamente l’amministratore delegato e l’addetta alla contabilità, può essere molto pesante. Ho capito già verso la fine del 2017 che avrei dovuto iniziare a delegare, partendo proprio dagli aspetti più amministrativi ma avevo paura. Non nascondo che sono una maniaca del controllo e che nel mio business il rapporto con il cliente è fondamentale.

Dedico tantissima attenzione ai miei clienti e solitamente rispondo alle loro mail entro pochissime ore. Delegare tutto questo mi preoccupava così come l’investimento economico. Ma ormai era questione di poco: o delegare o affogare. Ho incontrato te e dopo una call ti ho dato tutte le credenziali di accesso alla mia posta, sentendomi fin da quel momento molto più leggera.

D: Quali attività hai deciso di delegare? Come sei arrivata a questa scelta?

Inizialmente solo la gestione delle mail. Io continuo a leggere tutte le mail in entrata e a rispondere a tutte quelle che richiedono, per loro natura, il mio intervento. A te delego quelle meno tecniche e i promemoria da mandare ai clienti, per esempio quando è in scadenza un loro servizio.

Come ho detto sopra, la gestione delle mail era uno degli aspetti della mia attività che maggiormente mi metteva in crisi quindi è stato naturale delegarlo per primo. Dopo poco tempo, visto che tutto procedeva bene, ho iniziato a delegare anche la creazione delle bozze di preventivo. Anche questo mi aiuta a risparmiare molto tempo, perché devo solo più dare una rilettura, sistemare gli aspetti più tecnici e inserire i dati economici.

D: In che modo hai scelto di investire il tempo che hai risparmiato grazie alla delega?

I’m a workaholic. Dovevo delegare gli aspetti amministrativi per potermi dedicare maggiormente a quello che è il cuore del mio business: la creazione dei siti per le mie clienti. Ed è proprio così che ho reinvestito il tempo che tu mi hai fatto risparmiare: tra creatività e sviluppo.

D: Quali step e procedure, a tuo avviso, sono fondamentali per impostare una buona collaborazione?

Trasparenza, tutto deve fondarsi su questo. Può declinarsi in molti altri termini come onestà, fiducia, chiarezza ma tutto ruota intorno alla capacità di essere sempre trasparenti.

Sono una libera professionista e mi prendo cura della mia attività e dei miei clienti con immenso impegno. Se ti affido una parte di questo lavoro devo potermi fidare, ad occhi chiusi, di te. Sapere che non danneggeresti mai, per nessun motivo, il mio lavoro e che sei totalmente leale. E – visto che tutti possono sbagliare – in caso di involontario errore, onestà nell’ammetterlo e volontà di cercare insieme una soluzione.

Se tutto questo fila liscio, il resto è solo questione di trovare una quadra tra gli strumenti da utilizzare e i tempi da rispettare. L’aspetto umano è quello che determina una buona collaborazione.

D: Sulla base di quali caratteristiche personali e lavorative hai basato la tua scelta?

Non posso negare che il fatto che una mia amica, Giada Carta, mi abbia parlato bene di te abbia avuto una grande influenza sull’inizio della nostra collaborazione. Come ti ho detto ero spaventata all’idea di delegare ma io e Giada siamo molto simili su alcuni aspetti della gestione dell’attività (leggi pianificazione e controllo) quindi, se per lei tu eri precisa e puntuale, allora dovevi esserlo davvero perchè significava che avevi superato l’esame di una persona molto esigente.

Così è iniziata la collaborazione e, nel procedere, ho potuto verificare che Giada non si sbagliava: sei una persona schietta, onesta e competente. Le doti che cercavo in una collaboratrice.

D: Cosa ti senti di suggerire ad altre professioniste che vogliono investire in una collaborazione di questo tipo ma non sono ancora convinte?

Di provare, di non farsi spaventare – come invece ho fatto io – dalla paura che vada male e dall’investimento economico. Semplicemente buttarsi e fare il classico “periodo di prova” con un pacchetto su misura. In questo modo si può capire in poco tempo se la collaborazione funziona.

Io non lo avevo ben chiaro, ma poi ho capito che delegando a te non stavo perdendo il controllo su una parte del mio lavoro. Non ho completamente chiuso gli occhi sulle mail che ricevo, al contrario. Ora le posso leggere tutte con maggiore serenità perché so di avere un aiuto nella gestione delle risposte.

Un’assistente virtuale costa? Certo, il suo lavoro ha un valore e deve essere adeguatamente retribuito. Ma le ore che risparmi grazie ad un’assistente virtuale possono essere investite in attività che possono far crescere il tuo business e renderlo sempre più solido.

 

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