Immergiti nel mondo di Asana

Tu ami le storie? 

Solitamente il racconto della nascita di un’idea o di un progetto è interessante perchè ci permette di immedesimarci nel contesto e in chi ha sentito il bisogno di svilupparli. E la storia di Asana – se non hai la minima idea di cosa si tratti, fai prima un salto qui – non è da meno.

Come ti ho raccontato in questo post, recentemente ho ottenuto una certificazione che mi ha permesso di entrare nel vivo del mondo di Asana e, anche se è un’app pensata per i team di lavoro, credo con tutta me stessa che possa tornare utile anche a noi freelance e solopreneurs.

Per scrivere questo articolo ho attinto proprio da alcune informazioni presenti nel corso che ho frequentato e in parte dalla loro about page quindi quella che stai per leggere è a metà tra una traduzione e una parafrasi delle loro stesse parole.

 

Le origini di Asana

Devi sapere che la storia di Asana inizia nella sede di Facebook.
E già questa prima informazione, a me, bastò per incuriosirmi ancora di più.

I fondatori di Asana, Dustin Moskovitz and Justin Rosenstein, erano infatti responsabili del team tecnico di Facebook (di cui Dustin era uno dei co-fondatori) e durante quel periodo si resero conto che stavano investendo più tempo a coordinare le varie attività lavorative che a svolgerle

Il comparto operativo dell’azienda stava crescendo rapidamente mentre il loro faticava ad avanzare così la frustrazione dovuta alle difficoltà di coordinare i membri del team e all’enorme spreco di tempo tra meeting, ricerca e corrispondenze email cominciò a diffondersi.

Questa situazione non solo minava il morale di tutto il loro team ma anche la capacità di rendere scalabile a livello complessivo il lavoro dell’azienda stessa. Così i due finirono per dare vita a uno strumento interno chiamato “Tasks” che usarono per coordinare il lavoro di tutto il loro team.

Questo tool permetteva loro di lavorare in modo così efficace che ben presto si diffuse in tutta Facebook, tanto che alcune persone attribuirono proprio ad Asana il merito di aver aiutato l’azienda a crescere così rapidamente. Forti dei risultati che il loro strumento stava ottenendo e convinti che tutti i team dovessero poter accedere a strumenti simili, Dustin e Justin lasciarono Facebook e nel 2008 fondarono Asana.

 

Quale problema risolve Asana

Ciò che Dustin e Justin hanno sperimentato mentre lavoravano in Facebook è proprio uno dei motivi principali che oggi rallenta i team di tutto il mondo. Secondo uno studio del McKinsey Global Institute, ogni lavoratore della conoscenza in media spende il tempo della propria giornata così: 

  • 28% a rispondere alle email
  • 19% a cercare informazioni e documentarsi 
  • 14% a comunicare e collaborare con altre persone

Questo vuol dire che soltanto il 39% del tempo, quello che rimane al netto delle attività appena elencate, viene investito per svolgere il lavoro vero e proprio. Non si può non pensare a quanto potrebbero essere molto più efficienti i team se questo dato fosse più elevato.

E, sebbene le piattaforme di messaggistica e condivisione dei file possono essere un valido supporto in questo senso, in realtà non risolvono il problema: una ricerca fatta da Michael Mankins della Bain & Company ha evidenziato che la produttività di un team non cresce in modo proporzionale man mano che aumenta la collaborazione all’interno dello stesso.  

Nel 2019 Asana commissionò uno studio chiamato The Anatomy of Work Index proprio per approfondire questi risultati e scoprirono che i lavoratori della conoscenza di tutto il mondo – cioè anche io e te – passano due terzi del proprio tempo in quello che in Asana chiamano “work about work” ovvero le attività che tolgono tempo al lavoro più importante, utile e qualificato.

Comunicazioni riguardo il lavoro principale, ricerca di informazioni, passaggi da un’app all’altra, gestione costante delle priorità e aggiornamenti sui progressi portano a innumerevoli progetti posticipati, scadenze mancate e altri inutili slittamenti durante tutto l’anno.

Sempre secondo questo studio, l’83% dei team vorrebbe essere più efficiente potendo contare su processi adatti a incrementare la loro efficienza.

Processi definiti in modo chiaro e ripetibili sono fattori chiave a questo scopo: una maggiore efficienza significa più tempo per la strategia, il problem solving, la creatività ma anche team più appagati e produttivi.

In Asana credono che il crescente gap tra collaborazione e reale produttività sia in parte il risultato di una pianificazione, di processi e di responsabilità non del tutto chiari. 

 

La missione e la cultura aziendale 

Asana è un’azienda fortemente guidata dalla propria mission, riassunta in questa frase: 

Aiutiamo l’umanità a prosperare permettendo ai team di tutto il mondo di lavorare insieme facilmente.

Oltre a una missione fiera e ambiziosa, chi lavora in Asana è accomunato anche da valori condivisi che chiamano “cultural commitments” e definiscono il loro approccio al lavoro e li aiutano a dare vita alla loro missione. Questi valori sono:

  • Focus sulla missione. Sono persone guidate dallo scopo che hanno sposato e che va oltre loro stessi, avere la missione anche come valore aiuta a radicare il loro perchè nello sviluppo di Asana. 
  • Fare grandi cose, velocemente. Si impegnano a essere i migliori nelle cose che devono fare e a farle nel modo più veloce possibile, senza sacrificarsi.
  • Trasparenza. Il loro prodotto e la loro cultura mirano ad assicurarsi che i team sappiano chi sta facendo cosa, entro quando e perchè e questo flusso conduce a migliori risultati ed esperienza di lavoro. 
  • Co-creazione. I grandi successi sono sempre il risultato della realizzazione non di uno ma di più obiettivi. Ognuno di loro dà il suo meglio, lascia da parte l’egoismo e lavora con empatia e fiducia per raggiungere insieme grandi risultati. 
  • Dare e prendersi responsabilità. L’integrità che caratterizza i loro scopi permette di cogliere opportunità fantastiche ma richiede anche di esercitarla quando è necessario rinunciare a qualcosa. Accettano la piena responsabilità della loro dedizione, incoraggiando e dando fiducia agli altri membri affinchè raggiungano la propria.
  • Mindfulness. Si concentrano sul presente e mirano a concedersi tempo per riflettere e spazio per mettere in pratica ciò che acquisiscono. Questo approccio permette loro di imparare l’uno dall’altro, migliorarsi in quel che fanno e far evolvere costantemente la loro cultura. 
  • Rifiutare compromessi inutili. Asana è fatta di persone curiose, creative e aperte a nuove prospettive. Scegliere uno dei due estremi di una situazione porta a perdere i benefici dell’opzione non scelta quindi si attivano per cercare una terza alternativa che permetta di ottenere il meglio di entrambe. 
  • Sii sincero (con te stesso e con gli altri). Sono consapevoli di ottenere i risultati migliori quando lavorano in connessione con la loro autenticità, che è il presupposto per la crescita e la collaborazione. Ciascuno porta sul posto di lavoro il proprio vero sè e si impegna a creare un ambiente inclusivo dove ogni persona possa sentirsi al sicuro ed entusiasta nel condividere completamente se stessa. 
  • Heartitude. Questo valore non è tradotto perchè trovo sia perfetto così come è stato pensato ed espresso: accolgono ciò che li rende umani, si prendono tempo per giocare e divertirsi e creare esperienze significative per il loro stesso benessere. La domanda non è perchè compare un unicorno che vola sullo schermo quando una task viene completata ma perchè no?

 

La scelta del naming

Dustin e Justin hanno preso ispirazione dai principi buddisti per focalizzare e orientare il prodotto che volevano creare: portare semplicità, focus e flusso a un mondo altrimenti pieno di caos.

Asana è una parola in sanscrito che si riferisce alle varie posture prese dagli yogi durante la pratica. Tenere una posizione richiede che forma e flusso si intreccino alla perfezione, oltre a rimanere centrati mentre ci si muove attraverso le distrazioni

E, per finire, una chicca: solitamente chi lavora in Asana pronuncia questa parola mettendo enfasi sulla seconda sillaba (uh-sāh-nuh) ma non sono perentori al riguardo quindi accolgono con entusiasmo anche altre pronunce, tra cui quella in sanscrito āh-suh-nuh.

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