Quella di cui parliamo oggi fa parte delle buone abitudini che è utile mettere in pratica in modo costante durante tutto l’anno ma, se ti riesce difficile starci dietro man mano, approfitta di questo articolo per farlo oggi insieme a me.
Questa è forse la stagione più classica per parlare di pulizia e riorganizzazione: spesso però siamo bravissime a ricordarci di farlo nei nostri spazi fisici ma lo siamo un po’ meno quando si tratta di passare al mondo digitale.
E invece lo spazio che viviamo online è importante tanto quanto quello che viviamo offline – pensa solo a quanto tempo passi davanti al PC – quindi, se vuoi lavorare con una maggiore chiarezza mentale e con passo spedito, assicurati che tutti i tuoi spazi siano sempre in ordine.
Step 1: posta elettronica
Sarei curiosa di sapere quante email ci sono in questo momento nella tua inbox: sei inflessibile come me e hai al massimo 4/5 email oppure il numero supera le centinaia?
Tra corrispondenze con clienti, newsletter a cui non ricordiamo nemmeno di essere iscritte e altre comunicazioni di vario genere è facilissimo riempire la casella di posta e perdere la speranza di vederla nuovamente pulita.
La mail però è un canale di comunicazione importantissimo per la maggior parte di noi quindi è essenziale che sia sempre nelle condizioni adatte per farti lavorare al meglio.
E se non ricordi nemmeno l’ultima volta che l’hai ripulita, oggi è il momento giusto per riprendere in mano la questione e cominciare il lavoro – più o meno lungo, dipende da quante email hai accumulato e da come hai bisogno di archiviarle – di decluttering.
Parti da uno dei tool che ti permettono di gestire le iscrizioni alle newsletter, come Unroll.me oppure CleanFox, decidendo che tipo di comunicazioni vuoi continuare a ricevere perchè davvero rilevanti per te.
Fare questo passaggio prima di iniziare la pulizia evita che la tua casella continui a riempirsi a un ritmo poco sostenibile. Sii decisa e implacabile, risparmierai tempo ed energie tu e farai anche un favore al mittente.
Poi lavora con etichette, sottocartelle e filtri mentre ti occupi di archiviare il resto della posta: decidi se suddividere per cliente, progetto, tipo di comunicazione o altri criteri più utili per te.
E ricorda di cestinare man mano tutte le comunicazioni che nel frattempo sono scadute e che non serve più tenere.
Step 2: preferiti nel browser
Non so te, ma io sono una persona curiosa quindi nel corso del tempo ho letto tantissimo materiale interessante e ho scoperto iniziative che non volevo far cadere nel dimenticatoio.
Personalmente non amo usare tool di aggregazione di notizie quindi mi sono sempre gestita l’archivio di questo materiale in modo autonomo, seguendo comunque un metodo di raccolta che fosse ordinato per poter recuperare poi tutto in modo veloce al momento opportuno.
In questo caso tutto risulta molto semplice perchè si tratta solo di creare delle cartelle dedicate e di spostarci dentro i vari link salvati a seconda della loro tipologia.
Quante e quali cartelle prevedere dipende dal livello di precisione che vuoi raggiungere ma ti consiglio la via di mezzo: non serve averne troppe sennò diventa complicato archiviare ma nemmeno troppo poche altrimenti non sfrutti l’utilità di suddividere il materiale per argomento.
Mi raccomando però: avere un archivio organizzato di link sul browser ha senso se effettivamente poi, nel momento del bisogno, ti ricordi di andare a ripescarli e recuperi i contenuti che hai salvato. Altrimenti stanno lì solo a occupare spazio.
Step 3: archivio su PC
Ovviamente non potevo non menzionare tutto lo spazio che abbiamo a disposizione direttamente nel nostro PC e che, forse nella maggior parte dei casi, è proprio quello che si riempie per primo di documenti, immagini e cartelle.
Quando ho acquistato questo PC, proprio per evitare di caricarlo eccessivamente come al solito, ho deciso di tenere in locale soltanto le cartelle delle freelance con cui sto collaborando attualmente per essere più comoda e veloce nell’eseguire il lavoro.
Tutto il resto dell’archivio che avevo sul precedente PC l’ho sincronizzato con il mio account Google Drive ma, in ogni caso, il discorso rimane lo stesso. Semplicemente, invece del PC, mi preoccupo di mantenere ben pulito e organizzato questo spazio di lavoro online.
Se però tu preferisci avere tutto su PC perchè sia a portata di mano, ogni tanto ti consiglio di ricontrollare ogni singola cartella per decidere se il contenuto ti serve ancora oppure se puoi farne a meno e liberare memoria.
Sono sicura che alcuni documenti dovranno rimanere con te (come le fatture, ad esempio) ma molti altri potrai felicemente salutarli e questa pulizia ti aiuterà a recuperare più velocemente e in modo più intuitivo il materiale rimanente.