L’idea per questo articolo mi è venuta pensando agli scambi quotidiani con le persone che mi hanno contattata per ricevere informazioni utili e valutare se affidarsi a una assistente virtuale o anche solo per curiosità. Sono tutte domande più che lecite per una professione ancora relativamente poco conosciuta in Italia e che si basa su un tema delicato come quello della delega. Iniziamo!

1. Sei una segretaria che lavora da casa?

Questa definizione non è propriamente corretta in linea generale, e lo è ancora meno nel mio caso.

Ogni assistente virtuale decide in quali attività specializzarsi quindi sicuramente qualcuna si occupa di fornire i servizi tipici della segreteria (centralino chiamate, gestione dell’agenda, predisposizione di fatture, prenotazione viaggi ed eventi, ecc.) ma non tutte e non nel senso limitato della definizione.

Io, ad esempio, ho deciso di focalizzarmi su altri tipi di servizi, senza prendere in considerazione tutto ciò che poteva essere associato a un lavoro di segreteria perchè è qualcosa che non sento affine a me. Questo vuol dire che non posso proprio aiutarti? No, perchè sono in contatto con tante colleghe, alcune delle quali possono sicuramente fare al caso tuo.

2. Come facciamo a collaborare in modo virtuale?

Esistono moltissimi strumenti creati proprio per la condivisione del lavoro in modalità remota. Degli strumenti che utilizzo per lavorare ne ho già parlato in questo articolo ma il sistema che preferisco in assoluto è Asana. In un’unica piattaforma si possono gestire tutte le attività da svolgere avendo sempre sotto controllo deadline, assegnazioni, materiali necessari e potendo comunicare direttamente dal proprio profilo.

Ovviamente rientrano in questa categoria anche le modalità classiche di comunicazione: email, telefonate e messaggi (meglio se su WhatsApp). Ma poi il lavoro vero e proprio di condivisione avviene tramite programmi online. Oltre ad Asana, con le persone con cui collaboro uso molto anche Google Drive, Dropbox, WordPress, Google Calendar, Toggl, Hootsuite, WeTransfer, Paypal, Amazon AWS e Last Pass.

3. Quali sono i tuoi orari di lavoro?

Al momento lavoro da lunedì a venerdì, dalle 09 alle 12 durante la mattina e dalle 14.30 alle 18.30 durante il pomeriggio.

Detto questo, come moltissime altre freelance, in realtà non ho orari così definiti e rigidi quindi sicuramente capita che risponda anche fuori dalle fasce orarie ufficiali e durante il weekend. Questo però non significa che, al di fuori dei periodo di lavoro ufficiale, risponderò sicuramente alle email o svolgerò le attività che mi sono state affidate.

Non è questione di maleducazione o di mancanza di rispetto ma, fatte salve eventuali urgenze da valutare caso per caso, credo sia giusto mantenere il più possibile separate vita privata e vita lavorativa.

Una breve parentesi sulla questione “Ti telefono senza avvertirti, se rispondi bene altrimenti mi richiamerai“: per praticità sono abituata a pianificare quasi tutti gli appuntamenti indipendentemente dalla tipologia quindi, in ambito business, per me non esiste chiamare qualcuno senza prima aver avvertito.

4. Come funziona la collaborazione?

Non amo complicare le cose cose più del necessario quindi cerco sempre di mantenere il tutto il più semplice possibile.

Dopo il primo contatto in cui facciamo quattro chiacchiere sul tuo business, sulle tue esigenze e sul tipo di supporto di cui hai bisogno ti invio un preventivo oppure, se abbiamo già definito questo aspetto, direttamente il contratto. Una volta che me lo rimandi firmato, si parte ufficialmente!

Ti chiedo le credenziali delle piattaforme che mi servono e tutti i dettagli necessari per cominciare in base al tipo di lavoro che hai deciso di affidarmi. Poi continuiamo a sentirci secondo necessità, divento una presenza costante ma discreta quindi tu puoi concentrati esclusivamente sulle attività che hai deciso di continuare a svolgere.

5. Ci pensi tu a scrivere anche i testi?

Ci tengo sempre a chiarire fin da subito che non mi occupo della creazione dei testi da usare sui social, nelle newsletter, nei blogpost oppure nelle presentazioni. Questo perchè credo che nessuno possa sostituire la tua sensibilità, le tue conoscenze, il tuo stile e, di conseguenza, non me la sento di prendermi la responsabilità di scrivere per conto di qualcun altro.

Sì, lo so che esistono i copywriter che fanno proprio questo di lavoro e non metto assolutamente in dubbio la loro professionalità nel farlo però io preferisco evitare. Anche perchè, proprio per il fatto che non sono una copy, sarebbe un tipo di attività che mi metterebbe in difficoltà nonostante conosca il business e la storia delle persone con cui collaboro.

Fanno eccezione i post sui social del tipo “standard” ovvero quelli senza grande necessità di personalizzazione. Questo perchè nel tempo riesco a capire e apprendere un minimo dello stile di chi mi affida il lavoro quindi, se non richiede troppa elaborazione da parte mia per renderlo simile a come lo scriveresti tu, è un’attività che faccio più che volentieri.

6. Se ti affido tante attività, lavorerai solo per me?

La definizione di lavoro freelance rimanda proprio al fatto di non avere l’obbligo di lavorare esclusivamente con un’unica professionista e di avere la possibilità di collaborare con diverse realtà. La mole di lavoro che mi affiderai, quindi, non è indice dell’esclusività della nostra collaborazione.

In realtà in questa valutazione rientra anche il discorso della diversificazione del business: come per tutte, le collaborazioni che inizio si interrompono dopo un certo periodo di tempo, per i motivi più diversi (non c’è più budget, nuove necessità, valutazioni strategiche, ecc.) quindi, se collaborassi con una sola persona, il rischio di vedere annullato il mio fatturato mensile in tempo zero sarebbe mooolto elevato.

7. Come faccio a essere sicura che lavorerai come concordato?

In una collaborazione di questo tipo è assolutamente necessaria una buona dose di fiducia.

Può essere più o meno difficile a seconda della tua inclinazione a fidarti e alle esperienze che magari hai già avuto, però senza fiducia non è possibile valutare alcun tipo di delega. Due degli accorgimenti che aiutano a sviluppare il senso di fiducia nella nuova collaborazione è far firmare un contratto che possa tutelarti realmente e fornire numerose testimonianze di altre professioniste che si sono trovate bene.

Oppure nel mio caso, per i pacchetti orari, oltre a inviare la fattura relativa al periodo di lavoro concordato, fornisco sempre anche un recap delle tempistiche di lavoro: un PDF semplicissimo in cui sono indicate le task su cui ho lavorato, il giorno in cui le ho svolte e il tempo impiegato per ognuna.

Questo però non toglie che sia necessario riuscire a fidarti della persona con cui scegli di collaborare, atteggiamento fondamentale da sviluppare se vuoi far crescere il tuo business senza impazzire per fare tutto da sola.

8. Sono previsti degli sconti per la nostra collaborazione?

Sempre in questo articolo, ho trattato anche il tema della fatturazione accennando alla questione dei pacchetti di lavoro.

La risposta a questa domanda è quindi: dipende. Da cosa? Dal tipo di supporto che mi chiedi. Se, ad esempio, hai bisogno di una mano ogni tanto, solo una volta oppure ancora se decidi di delegarmi poco lavoro allora purtroppo non riesco a venirti incontro in questo senso.

Se invece, al contrario, hai bisogno di supporto continuativo oppure decidi di affidarmi la gestione di molte delle attività del tuo business sicuramente posso essere un pò più flessibile. Anche in questo caso, non è questione di cattiveria ma di necessità lavorative.

Ti posso però garantire che, se lo scopo è far crescere il tuo business e renderti sempre più indipendente da esso in termini di impegno e sforzi per farlo progredire, allora fare in modo di delegare quanto più possibile è l’unica soluzione plausibile.

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