Se sei tra le freelance che in queste settimane hanno visto calare la propria mole di lavoro (ti mando un super abbraccio, ricordati che non sei sola), una delle attività a cui ti puoi sicuramente dedicare in attesa che tutto riparta è ripulire e ottimizzare la tua casella email.
Su su, non fare quella faccia schifata che la vedo fin da qui!
Sappi che mantenere la casella di posta ordinata ti aiuta in molti modi:
- fare decluttering, anche digitale, può essere sia una forma di meditazione che di sfogo quindi, dopo averlo fatto, ti sentirai subito più libera e sollevata oltre che soddisfatta
- l’assenza di caos ti permette di avere tutto sotto controllo e, di conseguenza, di essere più professionale perchè il rischio di perderti qualche email (magari di una potenziale cliente importante) sarà pari a zero
- se hai il pieno controllo della tua casella sarai anche più efficiente perchè, quasi per magia, ti ritroverai a rispondere più velocemente alle email che ricevi
Te lo dice – anzi, scrive – una che è abbastanza ossessionata con l’abitudine di tenere ordinata la casella email. Chiamala deformazione professionale ma, in questi anni, mi sono accorta che i momenti in cui mi ritrovo con la posta disordinata coincidono con quelli in cui magari non sto dando proprio il meglio di me.
Prima di proseguire, faccio una piccola precisazione: i suggerimenti che troverai di seguito sono tarati su Gmail perchè è il gestore che personalmente utilizzo e credo anche la maggior parte di voi che leggete. Detto questo però, gli step che indico possono sicuramente essere applicati in linea più generale anche in caso tu non utilizzassi Gmail.
Sei pronta a mettere mano alla tua posta? Ecco come puoi farlo in tre passaggi:
1. Crea etichette e sotto etichette.
Non c’è una regola assoluta ma devi capire quale struttura può adattarsi meglio in base alle richieste che ricevi. Su Gmail non esistono le cartelle ma, appunto, le etichette che però hanno la stessa funzione di archiviare per argomento. Qualche esempio:
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- clienti & potenziali: dove archiviare le richieste di potenziali clienti che poi non si trasformano in nulla e anche quelle che invece vanno in porto
- eventi: per raccogliere tutto ciò che riguarda la partecipazione o l’organizzazione di iniziative online e offline
- collaborazioni: qui possono finire le comunicazioni con altre freelance con cui inizi a collaborare, riviste per cui scrivi o realtà che aiuti a promuovere
- newsletter: dove archiviare tutte le email automatiche che ricevi e che vuoi conservare perchè utili o interessanti anche per il futuro
- formazione: per tutto quello che riguarda corsi, workshop, membership relativi alla tua formazione come professionista
- commercialista & pagamenti: butta qui dentro tutte le comunicazioni di carattere fiscale che ti manda la commercialista e i pagamenti che ricevi o effettui relativamente al tuo business
- prodotti o servizi: di solito questa etichetta è l’alternativa della prima voce in elenco perchè devi decidere in quale dei due modi ti conviene suddividere le email
- sito: qui possono finire tutte le informazioni relative al tuo sito (rinnovo hosting, notifiche varie, scadenza dominio, malfunzionamenti e tutto quello che pensi possa servirti conservare)
Creare delle etichette potrebbe non essere sufficiente per riorganizzare al meglio la tua casella email perchè magari hai moltissima posta di vario tipo quindi eccoti anche qualche esempio di sotto etichetta che puoi aggiungere:
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- nome del cliente: usa l’etichetta clienti & potenziali generale se vuoi conservare le richieste che hai ricevuto come archivio personale in caso la potenziale cliente dovesse ripresentarsi ma poi crea una sotto etichetta per ogni cliente a cui ti dedichi per evitare confusione tra le esigenze delle singole persone
- titolo dell’evento: se ricevi molta corrispondenza di questo tipo perchè magari sei un’artigiana e partecipi a diverse iniziative oppure ti capita di tenere tanti interventi come speaker, potrebbe essere utile tenere separate le varie occasioni
- nome del prodotto o servizio: se hai deciso di seguire questa variante di archiviazione, a questo punto creerai una sotto etichetta per ogni singolo prodotto o servizio che offri all’interno della quale archiviare le clienti che te li acquistano
- titolo del corso: non è il caso di cestinare brutalmente le comunicazioni che ricevi relativamente alla formazione che decidi di ricevere perchè può contenere materiale o spunti per te utili anche in futuro quindi conviene archiviare tutto nel modo più corretto
2. Crea delle regole.
Sono quelli che Gmail chiama filtri e possono servirti per filtrare le email in arrivo in modo più automatico. Ti basta inserire la parola o le parole che il sistema deve individuare, cliccare su “crea filtro” e poi spuntare tutte le opzioni che ti interessano.
Per fare un esempio pratico, potresti creare una regola tale per cui Gmail segna come già lette, non recapita nella posta in arrivo ed etichetta sotto “pagamenti” tutte le comunicazioni di PayPal che contengono la parola “ricezione di pagamento”. In questo modo le conservi per sicurezza ma non sprechi tempo ed energia mentale nel gestirle nel momento in cui le ricevi.
3. Fatti aiutare da un tool per gestire le iscrizioni alle newsletter.
Io ho sempre usato Unroll.me ma, dopo che è entrato in vigore il GDPR, non puoi utilizzarlo se indichi di far parte dell’unione europea. In alternativa però puoi provare Leave Me Alone. Questi tool sono una manna dal cielo: ti permettono di fare pulizia tra le mille newsletter a cui immagino anche tu sarai iscritta in pochi click e nel giro di qualche minuto. Adoro!