Questa è una delle domande che, giustamente, mi vengono poste più spesso dalle persone. In effetti è una delle richieste principali, di quelle che permettono di capire meglio come si svolgerà la possibile collaborazione insieme.

Gli aspetti da valutare sono tanti, e avere una panoramica che sia il più completa e chiara possibile prima di cominciare a lavorare insieme è sicuramente un vantaggio!

Ho pensato quindi di raccogliere gli spunti principali riguardo questo argomento e di trasformarli in un recap, che spero possa tornare utile a te che stai valutando di affidarti ad un’Assistente Virtuale (pssst, ce l’hai davanti!).

Prima di iniziare:

Nota #1: chiaramente in questo articolo trovi modalità di lavoro, valutazioni e considerazioni che sono mie quindi, se fosse scritto da un’altra Assistente Virtuale, probabilmente troveresti contenuti leggermente o anche molto diversi.

Nota #2: come avrai già notato, sto usando il ‘TU’ perchè mi riferisco proprio a te che hai bisogno di una mano per andare avanti con l’attività che hai messo in piedi. Quindi sentiti pure chiamata in causa!

 

“QUALI STRUMENTI UTILIZZI?”

Strumenti, software e programmi specifici dipendono dal tipo di servizi che l’Assistente Virtuale ha deciso di offrire così come dalle tue abitudini ed esigenze, ma è possibile identificarne alcuni di base:

::TOGGL

Fondamentale per tenere traccia del tempo che ho lavorato per te durante il periodo di collaborazione. Oltre alla consueta dashboard, Toggl prevede un bottone per far partire il tempo e per fermarlo ed il sommario da cui poter estrarre i report dettagliati da consegnarti via email insieme alla fattura.

Giorni e orari di lavoro, specifiche sulle attività svolte, totale ore lavorate, il tutto comodamente a portata di un PDF. Io lo adoro: è semplice da usare per me, e preciso per te (e poi le prove di fiducia piacciono a tutti)!

::ASANA 

Una piattaforma in comune ad entrambe e utile per condividere i progetti su cui lavorare, inviare e ricevere messaggi facilmente e avere sempre tutto sotto controllo.

La cosa che mi piace di questo strumento è che si presta sia per le collaborazioni più semplici sia per quelle più articolate, che magari prevedono anche il lavoro di altri freelance. A mio avviso è un ottimo modo per organizzare e gestire le varie attività da svolgere sia per te che per i tuoi eventuali collaboratori.

::LASTPASS

A meno che tu non abbia la memoria di un elefante, sai già che creare password sicure e riuscire a ricordarsele tutte è una bella impresa! Usare la tua data di nascita o il nome del primo cucciolo che hai avuto è sicuramente comodo, ma quando si ha a che fare con informazioni sensibili è sempre meglio essere prudenti.

Quando ho scoperto LastPass non ci potevo credere: permette di creare nuove password super difficili e di salvarle in un unico posto. Se dovessi ricordarmi tutte le password di accesso di tutti i clienti (oltre alle mie ovviamente) di sicuro impazzirei!

::PACCHETTO GOOGLE

In particolare Gmail, Calendar e Drive.

Il primo mi serve per comunicare via email con te e, in generale, con le persone interessate con cui collaboro. Google Calendar è il sistema, a mio avviso, più semplice per segnare in tempo reale i vari appuntamenti e le scadenze, sia per il mio lavoro sia quando mi occupo della gestione agenda per i miei clienti.

Infine Drive permette di lavorare direttamente sui fogli di lavoro già impostati da te, oltre a condividere materiale in diversi formati. Niente tempi di invio o di caricamento, i documenti si salvano immediatamente dopo ogni modifica e sono sempre consultabili praticamente in tempo zero.

“E PER IL PAGAMENTO?”

Solitamente le opzioni sono due: “Riesci mettere insieme tutte le cose che ci siamo detti?” oppure direttamente “Come funziona la questione pagamento?”.

Tengo sempre a specificare che ho bisogno di raccogliere tutte le informazioni necessarie sulle attività da svolgere prima di poter ipotizzare una cifra da comunicarti. Quanti più dettagli e specifiche ho a disposizione, tanto più la valutazione sarà precisa e puntuale per entrambe (a meno di successive modifiche, ovviamente).

Per questo motivo, quando mi si chiede subito di indicare il prezzo per il mio supporto, la risposta arriverà comunque solo qualche giorno dopo.

Quello che però ti specifico subito sono le tipologie di fatturazione tra cui valuto:

::TARIFFA ORARIA

Per le attività spot o una tantum che non richiedono competenze troppo specifiche, per quelle non ben definibili a priori in un pacchetto oppure per le richieste orarie vere e proprie (del tipo: “Avrei bisogno che lavorassi per me X ore al giorno“).

In questo caso il prezzo verrà definito semplicemente moltiplicando le ore di lavoro durante il periodo di collaborazione per la tariffa oraria.

Può capitare di non riuscire a definire a priori la mole del pacchetto da creare perchè magari non hai ancora definito esattamente le attività: hai un’idea di base di quello che vuoi delegare ma è un elenco flessibile.

Questo può dipendere dalle esigenze del tuo business quanto da valutazioni tue personali, e può riguardare solo un certo periodo della collaborazione oppure essere una costante.

::PACCHETTO/PROGETTO

Come anticipato, i pacchetti sono la soluzione giusta quando hai già le idee chiare su cosa delegare oppure quando le competenze richieste per svolgere quelle attività sono abbastanza tecniche e specifiche.

L’idea costante è quella di riuscire a concordare un rapporto di tipo continuativo quindi solitamente, a parità di offerta, il prezzo finale ottenuto secondo questa modalità sarà inferiore rispetto a quello di un preventivo su base oraria.

Vale lo stesso discorso di qualsiasi altro professionista: a fronte della promessa di un rapporto più stabile e duraturo riusciamo a venirci incontro, altrimenti sarà per la prossima volta!

Se hai necessità di essere flessibile ma anche di avere la garanzia di un supporto continuativo nel tempo per progetti più importanti o articolati, questa è la modalità che fa per te.

Per quanto riguarda il come, valgono le solite modalità che già utilizzi per gli altri tuoi pagamenti: PayPal, bonifico o anche contanti se ci si organizza per incontrarsi alle scadenze (per i tipi più attivi).

 

“QUALI SONO GLI STEP DA SEGUIRE?”

Ora che abbiamo snocciolato le questioni operative di base, ci possiamo concentrare sugli step che regolano i rapporti con l’Assistente Virtuale che hai scelto.

Dopo il primo contatto, da parte tua come richiesta o da parte sua come proposta diretta, in cui avete deciso più o meno precisamente le attività da delegare seguono:

::PREVENTIVO/CONTRATTO

Per tutelarci da entrambe le parti. Il preventivo serve per cominciare a definire i dettagli della collaborazione e capire se ogni voce inserita nell’offerta è accettabile anche da parte tua prima di procedere oltre.

Il contratto è invece il documento più completo tra i due, quello che riporta ogni voce rilevante nel rapporto di collaborazione (oggetto, termini e condizioni, riservatezza, durata, recesso, ecc.) in modo da mettere in chiaro qualsiasi condizione ancora prima di iniziare. Della serie “prevenire è meglio che curare“!

Sono necessari entrambi?

In realtà no, ma ovviamente almeno uno dei due lo è. Dipende dal grado di tutela che tu o l’Assistente Virtuale che hai contattato volete garantirvi. Va bene anche prendere come riferimento il preventivo ma, in questo caso, è bene che comprenda le voci di collaborazione principali e che venga firmato da parte tua.

::INIZIO LAVORI

Una volta ufficializzato il tutto, si parte! Ti verranno chieste tutte le informazioni necessarie per cominciare la collaborazione e i tuoi dati di accesso agli strumenti e ai sistemi coinvolti nel lavoro.

A seconda del tipo di lavoro che hai richiesto, i contatti saranno più o meno frequenti quindi vietato sparire mi raccomando!

Ricorda che un’Assistente Virtuale non è una dipendente nè riesce a leggere nei tuoi pensieri quindi, soprattutto all’inizio, ha bisogno di te per capire e configurare il tutto. Del resto si tratta di una collaborazione, e ciò implica impegno e presenza da parte di entrambe.

Per qualsiasi cosa potrai ovviamente contare sul suo supporto, ma collaborare con un’Assistente Virtuale è più che altro un investimento a medio/lungo termine (a meno che tu voglia volutamente un supporto di tipo spot per sempre).

Ciò significa che nel primo periodo potresti dover dedicare diverso tempo al vostro rapporto, per poterle spiegare tutti i dettagli e i retroscena della tua attività, affinchè poi sia in grado di svolgere il suo lavoro nel modo più autonomo possibile.

 

ECCO COME LAVORA UNA ASSISTENTE VIRTUALE

Eccoci alla fine di questo lungo articolo. Solo ora mi rendo conto di aver scritto parecchio, però ci tenevo davvero a sviscerare e chiarire alcuni dei temi chiave del rapporto con un’Assistente Virtuale.

Che ne pensi? Sono i punti sui quali avevi dubbi anche tu oppure ce ne sono altri per i quali hai bisogno di chiarimenti? Non essere timida dai, sarò felice di risponderti!