Dopo ore ed ore trascorse a promuovere la propria attività e a farsi conoscere come professionista, finalmente i risultati tanto attesi fanno capolino: è arrivato un nuovo cliente.

Dopo l’entusiasmo sacrosanto del primo momento, l’angioletto della diligenza bussa alla porta. Non per smorzare quell’entusiasmo, ma perchè sa che adesso arriva la parte forse più complicata.

Tutti i nuovi contatti lavorativi sembrano estremamente promettenti da ogni punto di vista (o, almeno, così dovrebbe essere sennò che senso ha accettare?).

Ma, si sa, che le cose che fanno storcere il naso si presentano quando il lavoro inizia a tutti gli effetti. Per i motivi più diversi.

Spesso, ciò è dovuto alla mancata discussione di tutti i dettagli del caso, con l’alta probabilità di ritrovarsi a gestire una rapporto lavorativo che può peggiorare rovinosamente.

Se non vengono messe in chiaro fin da subito regole, aspettative e condizioni il rischio è di trasformare una grande opportunità in un grande incubo.

Sembra esagerato ma purtroppo è diffusa la convinzione, ovviamente erratache i freelance non siano da considerare dei veri e propri imprenditori quanto piuttosto forza lavoro disposta ad accettare qualsiasi proposta per sopravvivere.

E’ quindi necessario discutere ed accettare le condizioni della collaborazione da entrambe le parti, al fine di evitare ambiguità e sviluppare un rapporto lavorativo di valore in grado di soddisfare tutti.

Come? Ecco una lista dei temi più importanti che cerco di smarcare sempre con l’arrivo di nuovo progetto:

#1. Prezzo dei servizi

Partiamo dalla base: sarà scontato ma, una delle situazioni peggiori in cui ci si può trovare, è aver fornito un buon servizio al cliente e coglierlo impreparato al momento del conto. Decisamente da evitare!

Le tariffe rappresentano uno degli elementi portanti nei rapporti di lavoro: lampadina rossa se il nuovo cliente non chiede informazioni prima di cominciare con il lavoro.

Questa infatti potrebbe rivelarsi la tipica situazione in cui, non avendone parlato prima insieme e non esistendo niente di scritto, il cliente proverà ad abbassare la tariffa dopo che avrai già cominciato a lavorare al progetto. E nessuno vuole sentirsi preso in giro.

 

#2. Sovrapprezzo per attività non incluse nel preventivo

Qualsiasi attività svolta in circostanze non ordinarie dovrebbe essere fatturata secondo una tariffa speciale.

Richieste dell’ultimo minuto per il giorno successivo? Lavoro durante il weekend o la sera/notte? Attività extra oltre a quelle previste da contratto?

Solitamente il prezzo di queste emergenze è circa il 25% in più rispetto alla tariffa di base.

Sembra tanto? Non se pensiamo alle cose a cui devo rinunciare per poter andare incontro a queste richieste: certamente i clienti sono la linfa della tua attività lavorativa ed è assolutamente sensato agire per evitare di perderli.

Mai dimenticare però di avere una vita privata fuori dal lavoro (da entrambe le parti s’intende)!

 

#3. Servizi ed attività previsti da contratto

Anche questo è un tema di base, che si collega ai due precedenti. Non aver specificato alcuni dettagli riguardo le attività delegate è grave quanto non aver definito un prezzo per la collaborazione.

Un esempio? Sarebbe molto diverso se mi venisse chiesto di gestire una newsletter utilizzando del materiale già fornito piuttosto che doverlo fare interamente di mia iniziativa.

Anche se può sembrare una differenza da poco perchè il servizio di base è lo stesso, in realtà sono due attività che richiedono risorse ed energie completamente diverse e quindi andranno poi fatturate in modo differente.

Oltre a questo, è bene chiarire anche la politica riguardo tutti gli extra tra cui incontri (virtuali o di persona) e telefonate varie.

Mentre nelle realtà americane o inglesi è abbastanza convenzionale addebitare al cliente anche questi costi, per evitare innumerevoli ed inutili incontri o telefonatein Italia solitamente non è così ma l’eccezione è sempre dietro l’angolo!

 

#4. Informazioni operative varie 

Tutti i dettagli più pratici ed operativi, che aggiungono caratteristiche alla collaborazione. Questi possono comprendere:

  • la frequenza di invio delle fatture (ogni settimana? ogni mese? ogni giorno? al raggiungimento di ogni traguardo prestabilito?)
  • tipologia di fatturazione per ogni progetto (ad ore? ad intero progetto? sulla base di un pacchetto ore acquistate in anticipo?)
  • modalità e tipologia di pagamento preferita (contanti? bonifico? tramite Paypal o simili?)
  • metodi di comunicazione preferiti (chiamate? email? fax? disponibilità per incontri di persona o solo virtuali?)
  • eventuali sconti e agevolazioni (per clienti che pagano subito o in anticipo? per quelli intenzionati a collaborare in modo continuativo o che delegano tanti progetti?)

Tutte queste informazioni servono per evitare spiacevoli equivoci da entrambe le parti, oltre che ad apparire più professionale e rassicurante agli occhi del nuovo cliente.

Ovviamente un pò di flessibilità è d’obbligo, altrimenti si rischia di ottenere l’effetto contrario: propongo le mie condizioni ma, se necessario, valuto anche eventuali necessità specifiche del cliente.

Trovare un punto di incontro è sempre la strategia migliore, che permetterà ad entrambi di essere soddisfatti della nuova collaborazione!

 

#5. Politica dei pagamenti 

Questo è un argomento piuttosto scottante, soprattutto qui da noi. L’ideale è farsi pagare in anticipo almeno una parte della cifra concordata, così da essere entrambi tutelati in caso sorgano problemi.

In Italia purtroppo la cultura del pagamento anticipato è poco diffusa perchè, da un lato, la prassi comune delle aziende è quella di pagare i dipendenti sempre alla fine del periodo di competenza e, dall’altro, tendiamo a fidarci poco degli altri.

Quando ci viene chiesto di pagare in anticipo, il primo pensiero è quello che stanno tentando di fregarci.

Ad ogni modo, ragionevolmente, i pagamenti dovrebbero essere corrisposti non più tardi di qualche giorno dalla ricezione della fattura. In fondo, si tratta semplicemente di essere corretti!

Fortunatamente non ho mai avuto problemi in questo senso ma, se mai dovesse succedere, le condizioni di pagamento e gli eventuali addebiti extra in caso di emergenze sarebbero uno dei dettagli da rivedere subito.

 

#6. Orari di lavoro e disponibilità

Alcuni freelance preferiscono schedulare le loro giornate lavorative in modo flessibile e, compatibilmente con le richieste del cliente, lavorare quando hanno più tempo/voglia. Altri invece preferiscono essere disponibili durante le classiche ore d’ufficio.

Non essendoci una regola valida per tutti, è necessario chiarire fin da subito quale modalità viene utilizzata in modo che il cliente sappia quando può trovarmi in caso di bisogno. L’obiettivo è quello di fornire il miglior servizio possibile alle condizioni più vantaggiose per entrambi. 

Gestire un cliente che si è spazientito perchè non riceve risposte in tempo zero, non sapendo in quali ore sono rintracciabile, non è esattamente quello che si chiama comportamento professionale.

Lo stesso discorso vale per le assenze (ferie estive, vacanze varie, festività, ecc) che possono interessare il periodo di collaborazione. Non vale la pena mettere a rischio un buon progetto e un rapporto profittevole per questi piccoli ma importanti dettagli!

 

Per concludere:

Come freelance, ottenere il rispetto e la fiducia dei tuoi clienti può essere un obiettivo tosto da raggiungere ma è uno uno dei principali.

Individuare e rispettare i termini della collaborazione, da un lato, permette di risultare una professionista più seria e affidabile e, dall’altro, tutela sia il proprio lavoro che il rapporto con i clienti.

Tu, che sia un potenziale cliente oppure un professionista come me, cosa ne pensi? Ci sono altri punti che a tuo avviso dovrebbero essere inseriti nella checklist? Lasciami un commento qui sotto così ne discutiamo insieme!