Nell’articolo precedente ti ho parlato dei 4 vantaggi più grandi che potresti ottenere decidendo di avvalerti del supporto di un’Assistente Virtuale.

Deformazione professionale a parte, credo sinceramente che siano ottimi motivi per approfondire il discorso e valutare la possibilità di collaborare con una figura di questo tipo.

Ma veniamo alla parte pratica. Giustamente, a questo punto ti starai chiedendo: quali attività posso delegare ad un’Assistente Virtuale? La risposta è: non esiste una risposta unica!

La flessibilità è uno dei punti di forza di questo lavoro, quindi possono essere delegati diversi compiti e servizi in base a quelle che sono le capacità, esperienze passate e attitudini dell’Assistente Virtuale che decidi di contattare. E, ovviamente, anche delle tue esigenze di business.

Per te, che sei una libera professionista o una piccola imprenditrice online, questo significa che potrai scegliere l’Assistente Virtuale più in linea con la tua tipologia di business. Senza dover rinunciare ai vantaggi di cui ti ho già parlato.

Solitamente le macro categorie di servizi che vengono offerti sono due.

Da un lato ci sono i servizi di assistenza relativi alle attività strettamente operative e pratiche mentre, dall’altro, i servizi legati a web marketing dedicati alle attività più strategiche e alla gestione della presenza online.

Per darti un’idea, ecco descritte più nello specifico 6 attività che può svolgere per te un’Assistente Virtuale:

#1. Creazione e update degli archivi online 

Fornitori, partner, competitor, potenziali clienti piuttosto che informazioni sui prodotti venduti, materiali utilizzati o feedback ricevuti. Si può creare un archivio sulla base di qualsiasi tipo di dati!

Indipendentemente dal motivo per il quale hai bisogno di tenere un archivio, si tratta di una componente importante perchè riassume la storia del tuo business e permette di tenere traccia costante degli elementi più importanti.

Può essere quindi necessario per te provvedere alla sua creazione e all’aggiornamento costante per poter disporre tempestivamente delle informazioni più utili. E ci vuoi pensare tu, tra un cliente da gestire e la produzione del tuo prossimo corso online? Naaa!

#2. Preparazione di presentazioni, infoprodotti & co.

Sono sicura che ti sarà capitato di dover creare una presentazione o un qualsiasi altro documento quindi saprai certamente quanto tempo si impiega per capire, selezionare e raccogliere tutte le informazioni necessarie.

Per non parlare di decidere come impostare il tutto e rendere il prodotto quanto più visivamente efficace possibile (anche l’occhio vuole sempre la sua parte!).

Sebbene sia assolutamente necessario per te creare questo tipo di materiale, sarai d’accordo nel dire che la loro creazione non è quella che viene definita un’attività strategica.

Di conseguenza, può essere tranquillamente delegata in modo da risparmiare tempo e poterti dedicare a ciò che è veramente importante per il tuo business come nuove sessioni con i clienti o la creazione di altri servizi. Perchè non farlo allora?

#3. Traduzioni in altre lingue

Che piaccia o meno, al giorno d’oggi le lingue sono molto importanti per essere competitivi sul mercato e comprendere al meglio le dinamiche internazionali.

O magari per te non è tanto una conseguenza della globalizzazione ma proprio un tuo desiderio quello di offrire i tuoi prodotti e servizi in un’altra lingua.

Un esempio su tutti è l’inglese che ormai è la lingua usata convenzionalmente, quindi se vuoi proporti in ambito internazionale sicuramente hai bisogno di tradurre tutti i tuoi contenuti. Email, post sui social, schede prodotto, newsletter, pagine del sito, corsi online.

In questo caso non puoi metterti tu a tradurre tutto, in primis perchè desideri che la traduzione risulti professionale e tu non hai, giustamente, le competenze adatte. Là fuori ci sono Assistenti Virtuali specializzate proprio nella fornitura di questo tipo di servizio specialistico.

#4. Gestione della contabilità di base

Questa è la tipica attività a cui noi professioniste non possiamo rinunciare, perchè fa parte visceralmente del nostro lavoro e ci serve per capire quanto stiamo spendendo, quanto guadagnando e se possiamo darci una botta di vita uscendo tutte le settimane a cena oppure no!

Scherzi a parte, è sicuramente un’attività importante ma non dirmi che ti diverti a smazzare fatture e pagamenti 😉

La mole di questo tipo di operazioni potrebbe essere piuttosto elevata (me lo auguro per te) ma è un’attività che puoi tranquillamente decidere di affidare ad una professionista esterna.

Prova a pensarci: anche se è un’attività che magari ti porta via mezza giornata alla settimana, alla fine del mese sono due giorni che hai perso dietro a qualcosa che non aggiunge valore al tuo business. E’ pura burocrazia!

Se il tuo timore è legato al fatto che alcuni dei tuoi dati più intimi siano in mano ad una persona esterna, ricordati che si tratta sempre di un rapporto con una professionista. Ed è anche tua responsabilità assicurarti di aver scelto una persona affidabile, stipulando un contratto per ridurre al minimo eventuali rischi e problemi.

#5. Programmazione dei post sui social

Hai chiesto aiuto ad una bravissima social media manager per definire un calendario editoriale finalmente in linea con gli obiettivi che ti sei posta riguardo la direzione in cui è meglio far andare la tua comunicazione. Ottimo, è una strategia vincente!

Ora però ti trovi nella situazione in cui hai tutto pronto per partire sulla carta e sai che tipo di contenuti è utile pubblicare, con quale frequenza e scopo ma devi comunque impiegare del tempo per programmare tutti i post della settimana per i prossimi mesi e questo ti porta via tantissimo tempo prezioso.

In questo caso un’ Assistente Virtuale può fare proprio questo, occuparsi di scrivere il copy dei tuoi post destinati ai social e programmarli sulla base del calendario editoriale che le fornisci.

Oppure, in molti casi, puoi trovare direttamente una professionista che fa entrambe le cose: prima la parte strategica e poi quella operativa.

#6. Aggiornamento di sito e blog

Sai che però che non basta essere presente solo sui social, ormai è necessario anche avere il tuo spazio sul Web in cui presentare i tuoi servizi, servizi e le caratteristiche della tua attività in modo molto più completo e approfondito.

Oltre a trasmettere contenuti di valore per chi ti farà visita, chiaramente!

Sono sicura che non debba farti riflettere io su quanto tempo ti porta via preparare i tuoi blog post (dopo averci messo X ore per scriverli): rileggere per controllare che non ci siano errori, ottimizzare per la SEO, cercare le immagini adatte e ottimizzare anche queste, e infine programmare tutto per il giorno e l’ora stabilita.

Ecco, ti suggerisco solo di immaginare come sarebbe non dover più fare tutto questo 😉

Ovviamente queste sono solo alcune delle attività di cui un’Assistente Virtuale si può occupare per te, e alcune di questo sono esattamente quelle che metto a disposizione anche io.

Ma dimmi: quali sono invece le attività che, se da domani collaborassi con questo tipo di professionista, le delegheresti subito?