Quasi un anno fa ho scritto questo post su Instagram che parla di delega e, dopo una pandemia ancora in corso, forse il tema è diventato ancora più delicato se possibile.
A maggior ragione oggi, la soluzione però non è buttarsi verso l’ignoto e tentare la delega sentendosi coraggiose o finalmente libere da un peso ma, piuttosto, essere totalmente consapevoli di quel che comporta (leggi benefici e responsabilità) per assicurarti di vivere questa esperienza nel modo più utile e piacevole per te.
Anche se sicuramente andranno fatti degli aggiustamenti lungo il percorso e magari si tratta di un’esperienza breve, è importante che il tuo primo approccio con la delega sia quanto più positivo possibile altrimenti il rischio è di etichettare malamente questa avventura rinunciando alla possibilità di sentirti davvero più leggera e libera anche in futuro.
Delegare è possibile e, in molti casi, è davvero la soluzione migliore che tu possa mettere in campo per affrontare le difficoltà che hai ma è anche tua responsabilità prepararti per essere realmente pronta per questa esperienza. E, in parte, lo faremo oggi insieme.
Per scrivere questo articolo ho ripercorso con la mente i miei 5 anni di libera professione per individuare gli elementi di successo di alcune collaborazioni che ho attivato e mi sono fatta anche ispirare dalle parole di alcune delle freelance con cui ho lavorato.
Fiducia & feeling.
Ogni settore e professione ha le sue difficoltà e non è sempre facile metterti nelle mani di un’altra freelance, perchè ogni singola azione che compi rappresenta te in quanto professionista e persona. Tutto ciò richiede un importante atto di fiducia che non va fatto a cuor leggero, mossa dalla fretta o dalla disperazione.
Devi poterti fidare della persona da cui scegli di farti supportare, deve diventare il tuo braccio destro e non dovresti mai sentirti in dubbio o preoccupata rispetto alla parte di lavoro che le hai delegato. Se succede, è indispensabile parlarne per capire e risolvere il problema prima che la situazione peggiori.
Come freelance, ti prendi cura del tuo business e dei tuoi clienti con impegno ogni giorno quindi, nel momento in cui affidi una parte delle tue attività di routine, devi sentire di poterlo fare a occhi chiusi perchè accanto a te hai una professionista che non danneggerebbe mai il tuo lavoro.
Devi essere certa che sia attenta ai dettagli, che sappia comprendere ciò che hai necessità di dire e sia in grado di aiutarti a trovare il modo migliore per farlo nel tuo caso specifico.
Scegli una persona che ti piaccia a pelle, con cui ti senti in sintonia – nelle tempistiche, nei modi e nelle parole – fin dalle prime osservazioni, che cura la sua presenza online nel modo in cui ti fa sentire sicura che metterà la stessa attenzione e dedizione anche nella vostra collaborazione.
Individua una professionista che non solo offra i servizi di cui hai bisogno ma anche che ti faccia immediatamente capire che siete sulla stessa lunghezza d’onda rispetto a ciò che per te è importante.
Inizia a seguirla per qualche tempo sui suoi canali di comunicazione e studia il suo approccio, le sue competenze e la sua personalità. In questo modo comincerai a conoscerla e a fidarti sempre di più e, quando finalmente sarai pronta per delegare, sarà come affidarti a qualcuno che conosci già.
Se nella collaborazione manca questa complicità, lavorare insieme potrebbe risultare davvero faticoso e i risultati insoddisfacenti per te, lasciandoti l’amara esperienza di aver perso tempo.
Consapevolezza delle tue esigenze.
Questo è uno degli aspetti per me più importanti e, quando ricevo una richiesta da una potenziale cliente, ormai mi accorgo subito se mi trovo davanti una professionista pronta per la delega o meno.
Per consapevolezza non intendo per forza conoscere a memoria ogni dettaglio dei tuoi piani per i prossimi 12 mesi ma almeno avere una struttura di massima e aver prima ragionato sulle attività che hai bisogno di delegare in via prioritaria.
Meglio partire dal blog o dalla newsletter? Magari dai social?
Sei sicura che la figura che ti serve sia quella che hai puntato?
Può esserti più utile ragionare a livello macro (organizzazione) oppure micro (singole task)?
Devi sapere se ti porta via più tempo un’attività piuttosto che un’altra, e se in tutta onestà quello che desideri davvero è andare in profondità del tuo business oppure continuare a occuparti di ciò che c’è in superficie.
Possiamo anche fare questo ragionamento insieme ma, in generale, vale il principio che meno hai le idee chiare su ciò che vorresti e di cui hai bisogno e più la collaborazione risulterà difficoltosa per entrambe.
Non aver timore di guardarti dentro più che puoi, di prenderti il tempo necessario per maturare questa consapevolezza e ascolta l’eco delle tue necessità. Metti nero su bianco ogni singola attività che fai per portare avanti il tuo business, poi traccia il tempo che impieghi per svolgere e alla fine decidi quali ha più senso delegare per te.
Abbandono dell’eccessivo controllo.
Delegare non significa mollare tutto in mano a qualcun altro e dimenticarsi dell’esistenza delle task delegate ma, all’opposto, nemmeno pretendere che queste vengano svolte esattamente secondo il tuo metodo di lavoro.
Una collaborazione non potrà mai essere fruttuosa se non metti l’altra persona nelle condizioni di lavorare in modo libero e flessibile, secondo il suo approccio (che avete già discusso in precedenza e quindi hai già approvato) unico e personale.
Ricorda che dall’altra parte hai una freelance che sa quello che fa e che, nel momento in cui avete scelto di iniziare a collaborare, si è sentita scelta e confermata esattamente per come è.
Delegare vuol dire assicurarsi che ciò che deleghi venga svolto in maniera per te soddisfacente ma rispettando la personalità e il metodo di lavoro dell’altra persona quindi non puoi pensare che faccia le cose esattamente come le faresti tu.
Se sei certa di aver scelto la professionista giusta, fai un passo indietro e tira un sospiro di sollievo. Lascia che le vostre differenze apportino qualità al tuo business e al tempo che hai riconquistato proprio grazie al supporto che stai ricevendo, che non è solo di tipo operativo ma anche emotivo.
Del resto, sei certa che il tuo sia sempre il modo più efficace per gestire l’operatività quotidiana? Rimani aperta, potresti stupirti di nuovi metodi alternativi per svolgere quelle stesse attività meglio e in meno tempo.
Chiarezza & Comunicazione.
Prima di delegare è importante che tu abbia chiari in mente i tuoi flussi di lavoro per agevolare la delega da entrambi i lati.
I motivi possono essere tre:
- se non conosci i passaggi da svolgere per ottenere un certo tipo di risultato ti sarà difficile fornire le giuste indicazioni a chi si deve prendere cura di una parte del tuo business
- avrai meno agio nel valutare (sia in positivo che in negativo) l’operato della professionista a cui deleghi
- tu sei e rimani la titolare del brand quindi, per come la vedo io, è giusto che tu ne conosca il più possibile i retroscena
Un rapporto di delega che funziona deve contemplare:
- gli obiettivi che desideri raggiungere
- i tuoi criteri di soddisfazione
- cosa puoi aspettarti dalla collaborazione
- se e cosa spetta a te di fare e cosa invece è piena responsabilità dell’altra persona
- quali scadenze condividete
- quali sono le rispettive esigenze, aspettative e modalità di lavoro
Quando si delega ci si aspetta di essere in parte accompagnate per mano, di ricevere suggerimenti e di apprendere trucchi e best practices che magari ti sono sfuggiti e questo richiedere chiarezza e comunicazione da parte di entrambe.
Quasi sicuramente dovrai formare un minimo la persona con cui hai deciso di collaborare, dovrai investire tempo per raccontarle tutte le sfumature del tuo mondo.
Soprattutto all’inizio, chi ti supporta potrebbe non capire che cosa ti passa per la testa perchè ciò che a te sembra scontato, potrebbe non esserlo per lei quindi sarà necessario discutere insieme dettagli e passaggi, in modo che il risultato finale sia proprio quello che desideri.
A questo scopo, potrebbe essere utile preparare uno o più documenti scritti che riportano gli step del flusso di lavoro che usi tu per svolgere le attività che vuoi delegare.
La professionista giusta per te ti farà sentire di poterti confrontare con lei ed esprimere serenamente ciò che ti sembra funzioni bene nella relazione e nell’operatività e ciò che invece non ti torna. E lei farà lo stesso con te, anche anticipandoti a volte, per cercare una soluzione insieme.