Nelle ultime settimane siamo diventati quasi tutti smart worker – questa ricerca di Valore D ha riscontrato che oltre il 93 % degli intervistati sta infatti lavorando da casa – e la sensazione che ho io è di un mondo diviso a metà.

C’è chi in questo isolamento forzato è a proprio agio perchè la sua vita non è poi cambiata granchè (come la sottoscritta) oppure perchè finalmente ha una “scusa” per rallentare e chi invece, abituato a ben altri ritmi quotidiani, fatica a prendere confidenza con le regole (e i rischi) del lavoro da casa.

Che tu sia una freelance abituata per lo più a lavorare fuori casa oppure una dipendente temporaneamente convertita allo smart working oppure, l’articolo di oggi fa al caso tuo: se ti senti in preda alla confusione e non sai bene come organizzarti, ti presento 5 tools utili per lavorare online.

1. Calendly – per organizzare i tuoi appuntamenti

Con questo tool non c’è più bisogno delle email botta e risposta (si può dire che palle?) fino a che non si trova una combinazione di giorno e orario che vada bene a te e alle persona con che hai bisogno di incontrare virtualmente. Se fino a oggi sei stata abituata a:

  • controllare in calendario le tue disponibilità
  • comunicarle alla persona interessata per capire se coincidono con le sue
  • valutarne di altre perchè magari non si incastrano

ti suggerisco di dare un’occhiata a Calendly.

Gestire i tuoi appuntamenti di lavoro può diventare davvero stressante se la tua professione ti richiede di fissare parecchie call oppure, quando si potrà tornare a farlo, incontri di persona. Insomma, perchè continuare a investire tempo in un’attività così routinaria quando puoi automatizzarla? È il momento di fare un passo avanti e usare un programma di schedulazione online

Ecco come funziona:

  • crei delle semplici regole inserendo le tue disponibilità di giorni e orari e le tue preferenze
  • aggiungi titolo e descrizione al calendario che stai creando, perchè tutte le informazioni utili del caso siano sempre a disposizione di chi lo utilizza
  • condividi il link del tuo nuovo e fiammante calendario via email, WhatsApp o direttamente sul sito

Calendly si sincronizza con i calendari di Google, Office, Outlook e iCloud quindi, ogni volta che qualcuno prenota uno slot di tempo, questo automaticamente compare nell’agenda digitale che usi già.

2. I Love PDF – per modificare file in formato PDF

Ti è mai capitato di aver bisogno di unire diversi file PDF oppure, al contrario, di voler dividere unico file in PDF singoli? 

Lo so, non è la fine del mondo, però a me piace rendere semplice il lavoro che devo fare e, visto che mi è successo diverse volte di dover intervenire su dei PDF, mi sono messa a cercare una soluzione e oggi la condivido anche con te. Si chiama iLovePDF e lo amo perchè, oltre alle funzioni che ti ho già menzionato, permette di fare un sacco di altri interventi come:

  • comprimere, per alleggerire i documenti e non appesantire il sito oppure rischiare che la mail che li contiene finisca in SPAM
  • trasformare un’immagine in formato JPG a PDF e viceversa
  • proteggere con una password
  • trasformare in Excel e viceversa
  • trasformare in Word e viceversa
  • trasformare in Powerpoint e viceversa

D’ora in poi i documenti in formato PDF non avranno più segreti nemmeno per te, divertiti a provare tutte le funzionalità di questo tool.

3. Doodle – per mettere d’accordo più persone

Se Calendly ti aiuta con la gestione degli appuntamenti tra te e un’altra persona, Doodle è il corrispettivo quando invece sei parte di un gruppo e dovete mettervi d’accordo tutti insieme. In realtà puoi usare Doodle anche al posto di Calendly, è solo questione di quale ti piace di più.

Se a volte già risulta difficile incastrare le disponibilità di due persone, sappiamo bene quanto la situazione può complicarsi quando si è in molti. Grazie a Doodle la pianificazione delle riunioni sia virtuali che di persona diventa semplice e veloce:

  • imposta i giorni e gli orari in cui potrete incontrarvi sulla base dei suggerimenti raccolti oppure proposti di tua iniziativa
  • personalizza le impostazioni del sondaggio scegliendo, ad esempio, se permettere di selezionare una sola o più opzioni 
  • invita i partecipanti inviando loro il link del sondaggio in modo che possano indicare la loro disponibilità
  • scopri e comunica l’opzione migliore cioè quella che, una volta ricevute tutte le disponibilità, sarà stata scelta il maggior numero di volte

4. Asana – per lavorare meglio in team

Se non è la prima volta che ci incontriamo sul web (o di persona) magari saprai già quanto io ami Asana, perchè ne parlo ogni volta che ne ho l’occasione. Asana è un’applicazione web e mobile pensata per aiutare professionisti e team a gestire in modo efficace ed efficiente progetti e attività di lavoro.

Grazie ad Asana potrai collaborare meglio con clienti e colleghi e rimanere focalizzata sulle attività importanti da gestire per raggiungere i vostri obiettivi di business. Adoro così tanto Asana che gli ho dedicato ben due corsi on demand

  • uno in versione classica (testo e immagini), lo trovi sul mio sito ed è rivolto specificamente alle freelance
  • l’altro in versione video, lo trovi su Corsi.it che ho pensato per un pubblico più ampio 

In questo periodo sto frequentando il corso per diventare brand ambassador e poi farò quello per diventare esperta certificata perchè credo davvero che Asana sia un supporto di lavoro fondamentale soprattutto per i team quindi mi piacerebbe molto iniziare a essere di aiuto anche in questo senso. Stay tuned!

5. Last Pass – per proteggere le credenziali

Online, purtroppo si sa, la sicurezza non è mai troppa e il famoso detto recita che è meglio prevenire che curareLastPass è una cassaforte virtuale che raccoglie e protegge password, indirizzi email, dati sanitari e fiscali, numeri di carte di credito e molto altro ancora evitandoti di tenere traccia delle tue credenziali in modo poco efficaci e sicuri. Ne ho parlato molto approfonditamente in questo articolo.

Pssst, conosci già le mie Tool Pills?

Ogni 15 giorni ti scrivo per condividere alcune delle risorse o degli strumenti utili che mi aiutano ogni giorno a gestire meglio il mio lavoro. Compila i campi qui sotto se le vuoi ricevere anche tu: