Nelle ultime settimane siamo diventati quasi tutti smart worker – questa ricerca di Valore D ha riscontrato che oltre il 93 % degli intervistati sta infatti lavorando da casa – e la sensazione che ho io è di un mondo diviso a metà.
C’è chi in questo isolamento forzato è a proprio agio perchè la sua vita non è poi cambiata granchè (come la sottoscritta) oppure perchè finalmente ha una “scusa” per rallentare e chi invece, abituato a ben altri ritmi quotidiani, fatica a prendere confidenza con le regole (e i rischi) del lavoro da casa.
Che tu sia una freelance abituata per lo più a lavorare fuori casa oppure una dipendente temporaneamente convertita allo smart working oppure, l’articolo di oggi fa al caso tuo: se ti senti in preda alla confusione e non sai bene come organizzarti, ti presento 5 tools utili per lavorare online.
1. Calendly – per organizzare i tuoi appuntamenti
Con questo tool non c’è più bisogno delle email botta e risposta (si può dire che palle?) fino a che non si trova una combinazione di giorno e orario che vada bene a te e alle persona con che hai bisogno di incontrare virtualmente. Se fino a oggi sei stata abituata a:
- controllare in calendario le tue disponibilità
- comunicarle alla persona interessata per capire se coincidono con le sue
- valutarne di altre perchè magari non si incastrano
ti suggerisco di dare un’occhiata a Calendly.
Gestire i tuoi appuntamenti di lavoro può diventare davvero stressante se la tua professione ti richiede di fissare parecchie call oppure, quando si potrà tornare a farlo, incontri di persona. Insomma, perchè continuare a investire tempo in un’attività così routinaria quando puoi automatizzarla? È il momento di fare un passo avanti e usare un programma di schedulazione online.
Ecco come funziona:
- crei delle semplici regole inserendo le tue disponibilità di giorni e orari e le tue preferenze
- aggiungi titolo e descrizione al calendario che stai creando, perchè tutte le informazioni utili del caso siano sempre a disposizione di chi lo utilizza
- condividi il link del tuo nuovo e fiammante calendario via email, WhatsApp o direttamente sul sito
Calendly si sincronizza con i calendari di Google, Office, Outlook e iCloud quindi, ogni volta che qualcuno prenota uno slot di tempo, questo automaticamente compare nell’agenda digitale che usi già.
2. I Love PDF – per modificare file in formato PDF
Ti è mai capitato di aver bisogno di unire diversi file PDF oppure, al contrario, di voler dividere unico file in PDF singoli?
Lo so, non è la fine del mondo, però a me piace rendere semplice il lavoro che devo fare e, visto che mi è successo diverse volte di dover intervenire su dei PDF, mi sono messa a cercare una soluzione e oggi la condivido anche con te. Si chiama iLovePDF e lo amo perchè, oltre alle funzioni che ti ho già menzionato, permette di fare un sacco di altri interventi come:
- comprimere, per alleggerire i documenti e non appesantire il sito oppure rischiare che la mail che li contiene finisca in SPAM
- trasformare un’immagine in formato JPG a PDF e viceversa
- proteggere con una password
- trasformare in Excel e viceversa
- trasformare in Word e viceversa
- trasformare in Powerpoint e viceversa
D’ora in poi i documenti in formato PDF non avranno più segreti nemmeno per te, divertiti a provare tutte le funzionalità di questo tool.
3. Doodle – per mettere d’accordo più persone
Se Calendly ti aiuta con la gestione degli appuntamenti tra te e un’altra persona, Doodle è il corrispettivo quando invece sei parte di un gruppo e dovete mettervi d’accordo tutti insieme. In realtà puoi usare Doodle anche al posto di Calendly, è solo questione di quale ti piace di più.
Se a volte già risulta difficile incastrare le disponibilità di due persone, sappiamo bene quanto la situazione può complicarsi quando si è in molti. Grazie a Doodle la pianificazione delle riunioni sia virtuali che di persona diventa semplice e veloce:
- imposta i giorni e gli orari in cui potrete incontrarvi sulla base dei suggerimenti raccolti oppure proposti di tua iniziativa
- personalizza le impostazioni del sondaggio scegliendo, ad esempio, se permettere di selezionare una sola o più opzioni
- invita i partecipanti inviando loro il link del sondaggio in modo che possano indicare la loro disponibilità
- scopri e comunica l’opzione migliore cioè quella che, una volta ricevute tutte le disponibilità, sarà stata scelta il maggior numero di volte
4. Asana – per lavorare meglio in team
Se non è la prima volta che ci incontriamo sul web (o di persona) magari saprai già quanto io ami Asana, perchè ne parlo ogni volta che ne ho l’occasione. Asana è un’applicazione web e mobile pensata per aiutare professionisti e team a gestire in modo efficace ed efficiente progetti e attività di lavoro.
Grazie ad Asana potrai collaborare meglio con clienti e colleghi e rimanere focalizzata sulle attività importanti da gestire per raggiungere i vostri obiettivi di business. Adoro così tanto Asana che gli ho dedicato ben due corsi on demand:
- uno in versione classica (testo e immagini), lo trovi sul mio sito ed è rivolto specificamente alle freelance
- l’altro in versione video, lo trovi su Corsi.it che ho pensato per un pubblico più ampio
In questo periodo sto frequentando il corso per diventare brand ambassador e poi farò quello per diventare esperta certificata perchè credo davvero che Asana sia un supporto di lavoro fondamentale soprattutto per i team quindi mi piacerebbe molto iniziare a essere di aiuto anche in questo senso. Stay tuned!
5. Last Pass – per proteggere le credenziali
Online, purtroppo si sa, la sicurezza non è mai troppa e il famoso detto recita che è meglio prevenire che curare. LastPass è una cassaforte virtuale che raccoglie e protegge password, indirizzi email, dati sanitari e fiscali, numeri di carte di credito e molto altro ancora evitandoti di tenere traccia delle tue credenziali in modo poco efficaci e sicuri. Ne ho parlato molto approfonditamente in questo articolo.